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条码与固定资产管理的完美结合
来源:南京康码科技有限公司   发布时间:2012-07-16   浏览:2946 次

    固定资产管理是企事业单位日常管理的重要组成部分。如何在企业发展过程中,对不断增加的固定资产和设备加强管理,是企事业单位面临的重要问题。由于企业不断发展壮大,固定资产不断增加,企业在资产管理方面存在数据分散、统计时间长,资产发生转移时在账面上不能及时反映的问题。由于盘点工作量大,信息反映不及时,经常导致资产重复购置,使企业成本大幅增加,影响企业效益。

    为了加强资产管理,提高内部管理水平,为企业管理者提供更科学的决策依据,越来越多的企业引入条码技术对固定资产实施条码管理。目前条码技术已经在零售、物流、制造等行业得到广泛应用。条形码技术可以帮助企业实现对资产的信息化管理,解决资产管理中经常出现的实物与帐务账目不符的情况,减少企业管理中对固定资产管理存在的盲区,使企业领导坐在办公室里就能了解企业所有资产的全面情况。

    随着条形码技术在资产管理中应用的不断深入,其带来的良好经济效益和管理效益已经开始显现,尤其是在大型集团公司的管理工作中,这主要表现在以下几个方面。

    一、提高总公司对分公司的管理效率。条形码技术结合信息系统可以使总公司快速及时了解分公司的资产管理状况,不仅提高了公司管理部门的效率,而且可以使管理人员对公司资产情况有整体把握。二、提高资产管理效率,降低资产管理成本。通过条码技术,改变了过去年终盘点,统计固定资产情况的工作方式,可以随时查询固定资产使用情况,随时掌握固定资产的使用情况和折旧情况,大大提高了公司管理部门效率,避免重复购买固定资产造成的浪费,并减少人力成本。三、优化采购方式,提高固定资产管理水平。通过条码技术可以对固定资产情况有清晰了解,避免盲目采购带来的浪费,提高管理水平。

    条形码技术可以使公司全面、快速掌握公司固定资产使用情况。企业可以自主设置生成规则,由企业自己编码并打印标签。资产管理条码化可以实现对固定资产实物从购进、使用、报废的整个资产生命周期的全环节的跟踪管理。解决资产管理工作中帐、卡、物不符的现象,提高资产盘点的准确性,以及降低资产管理的工作强度和难度。帮助客户达到全程全面、精准细致、及时动态的固定资产管理要求。


中石化减重

    中国石油化工股份有限公司广东广州石油分公司(以下简称:广州石油分公司)是应中国石油化工集团公司重组改制,在原广州石油企业集团公司基础上,通过资产重组(按照上市与非上市)而设立的非法人单位,是广州地区最大的经营成品油销售企业,成立于2001年1月。主要经营汽油、柴油、化工等石化产品,年销量近200万吨,年销售额约65亿元。现有固定资产7亿多元。

    广州石油分公司集批发、零售、配送于一体,在全区设有油品配送经营部10多个,拥有加油站200多座,形成网络化连锁经营格局,经营运作实行统一资源渠道、统一质量标准、统一定价、统一调运、统一结算的"五统一"管理,保障了油品质量及规范经营。广东石油分公司的固定资产具有价值高、使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点。其所拥有的一般性固定资产设备,如办公设备、电器、网络设施、家具等办公类型固定资产,日常的使用、监管、维护、盘点,传统的手工做帐加上单纯的人工操作,给管理人员的工作带来了沉重的负担。在实际工作中,往往做不到账、卡、物的一一准确对应,在无形中增加了管理的成本,以及加大了固定资产流失的风险。

    为了加强对企业固定资产的管理,广东石油分公司一方面在企业经营管理层面加强整体信息化建设,包括采用SAP系统构建企业信息平台,另一方面也在逐步的采用成熟、低成本的条码技术作为资产管理的辅助手段,并结合专业的固定资产管理软件,以提升企业资产管理的水平。

    广东石油分公司2006年就开始与国际领先的专业条码打印解决方案提供商--美国斑马公司合作,采用条码技术对固定资产进行标识管理。通过前期对自身资产种类进行编码,广东石油分公司对下属各部门、分公司的固定资产设备都分配了唯一的编码号。资产标签的内容参照了资产卡的信息内容,主要包含的字段有资产编码,资产名称,规格型号,使用部门,生产厂家等。在实施完SAP系统软件后,启用固定资产管理模块,为下一步采用数据采集器设备辅助人工管理,以及采用条码固定资产管理软件进行了铺垫工作。

    整个系统的平台为多层应用系统结构,数据集中在广东省本部的服务中心进行处理,具有以下几个特点:1、实用性和经济性。系统整体结构采用B/S模式,数据集中在总部,所有数据导入、导出都在服务器端执行,分公司并不需要增加额外的网络基础建设投入。2、先进性和成熟性。利用Internet/Intranet的网络传输应用技术,数据基于HTTP协议完成交互,技术实现上是目前先进的存取模式,同时在技术成熟度上也有保证。3、可靠性和稳定性。网络的可靠性和稳定性建立在现有中石化网络基础之上,可以满足业务需求。4、安全性和保密性。在系统设计中,既考虑信息资源的充分共享,更要注意信息的保护和隔离,因此系统应分别针对不同的应用和不同的网络通信环境,采取不同的措施,如系统内部的VLAN/VPN等系统安全机制、数据存取的权限控制等。5、可扩展性和易维护性。为了适应系统变化的要求,必须充分考虑以最简便的方法、最低的投资,实现系统的扩展和维护。在新增固定资产的使用部门时,只需要接入现有的Internet/Intranet即可实现。

    整套固定资产系统中关键的一个应用是根据业务规则生成条码标签,在技术实现上采用成熟的商业控件,通过系统调用完成。设置资产的条码规则,是对相应的条码分配相应的字段含义,使条码信息不再是一组毫无意义的数字,而是变成涵盖用户所需的信息的一组识别符。广东石油公司选择了斑马公司的TLP2844条码打印机对每件固定资产进行了条码化管理。而条码阅读器可以使固定资产的标签内容与数据库中的数据进行核对,并对正常或异常的数据做出处理,得出固定资产的实际情况,并可按单位、部门生成盘盈明细表、盘亏明细表、盘亏明细附表、盘点汇总表、盘点汇总附表。

    对于需要进行条码管理的企业来说,打印机的选择也非常关键。首先要考虑打印设备的通用性,以保护投资。打印设备应具备可扩展性,不应该受限于某种品牌打印机,而应在设备提供正确驱动下都可以正常使用;其次系统可以在应用过程中,用户可以自行定义标签格式并能够选择多种标准码制。此次中国石化广东石油公司选择的斑马公司的TLP2844条码打印机采用OpenACCESSTM设计不仅使介质装载操作更加简化,而且操作更加简便。配套程序采用最为普遍的EPL打印机编程语言,使得该设备兼容性强,能够与中石化SAP系统进行有效兼容。从SAP系统导出的资产台帐数据能够快速与条码管理系统进行导入、导出,大大提高了工作人员的操作难度和工作效率。

    使用了条码技术对固定资产进行管理后,广东石油公司为每件新购入资产的相关数据输入计算机,都会由斑马打印机自动打印生成不干胶条形码,条码上内容可由用户自己设定,其中包括资产名称、购入日期、保管(使用部门)等内容。将条形码贴在资产实物上,既明显地区分资产的使用部门,又给盘点带来极大的方便,盘点人员不必通过记录资产编码、核对账本的方式进行盘点,只须通过专门的条码识别器对资产上的条码阅读,条码信息自动存储在条形码识别器中。

    通过实施条码管理,中国石化广东石油分公司大大提高了工作效率,原来几十个人需要花上几个月时间的资产盘点工作,现在几个人花上几天时间就可以轻松完成;原来繁琐的折旧计算工作需要花费几天时间,现在几秒种就能准确完成;原来大量的重复购置与大量的闲置浪费情况现在能及时得到了解决。条码管理使企业在增加了效益、降低了成本的同时,也规范了物资管理流程,实现物料和库存资源的有效平衡,提高了物资需求计划准确率,加快了库存周转,减少了库存积压,实现了物资库存信息动态掌握,大大提高了企业效益。

    中国石化广东石油分公司财务资产部的相关领导介绍到:"采用简单的固定资产软件结合条码技术设备,对实物资产进行全程管理,提高了中国石化广东石油分公司的财务管理水平。美国斑马技术公司根据我们的实际需求所提供的TLP2844条码打印机具有良好的打印质量和快速的打印速度,保障了后期条码扫描速度以及数据采集的准确率。E化的管理减少了大量纸制文件,使我们的工作环境较为干净整洁。"

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